Neuigkeiten und Themen ► BeeCollect Media 2.0

01.11.2024 [DL]

Einleitung

BeeCollect Media war das erste Produkt, welches Solvatec auf den Markt gebracht hat. Über die Jahre sind immer mehr Funktionen hinzugekommen - aber der Kern der Applikation basiert noch immer auf Entwicklungen, die auf das Jahr 2014 zurückgehen.

Daher ist es nun an der Zeit, BeeCollect Media auf neue Füße zu stellen. Mit einer neuen, plattformunabhängigen Architektur machen wir BeeCollect Media fit für die kommenden Jahre, außerdem wird die Software noch besser in BeeCollect Professional integriert werden.

Integration von BC Media in den BC Server und BeeCollect Professional

Künftig werden die Profile, welche serverseitig die Verarbeitung von Import-, Synchronisations- und Wartungsarbeiten durchführen, zum Bestandteil des BeeCollect Servers, für deren Ausführung ist also kein separates Programm / kein separater Service mehr notwendig.

Interessant ist dabei für On-Premise-Installationen, dass der BeeCollect Server plattformunabhängig realisiert ist. Er kann sowohl auf einem Windows- als auch einem Linux-Server installiert werden. Dies eröffnet auch für BeeCollect Media neue Möglichkeiten hinsichtlich der Ablage von Medien in einem Dateisystem-Katalog, der für Benutzer direkt unerreichbar ist, was die Sicherheit eines solchen Speichers deutlich erhöht.

Künftig entfallen wird auch die Notwendigkeit eines separaten Clients für BeeCollect Media. Die Bearbeitung von Profilen, Medtadatenmappings und Dateinamensmustern wird direkt aus BeeCollect Professional heraus erfolgen. Dazu existiert ein neues Modul Media Manager. Da dieses direkt mit dem BeeCollect Server kommuniziert, auf welchem die Profile ausgeführt werden, ist damit auch die direkte Steuerung und Überwachung derselben möglich.

Unterstützte Medienkataloge und externe Digital-Asset-Management-Systeme

Das neue BeeCollect Media 2.0 wird wie sein Vorgänger die Möglichkeit besitzen, externe Digital-Asset-Management-Systeme einzubinden. Diese werden dann von BeeCollect Media zur Ablage von Medien verwendet, darüber hinaus kann eine Metadaten-Synchronisation eingerichtet werden, um Daten zwischen BeeCollect Professional und dem DAMS auszutauschen.

Folgende Katalogtypen werden von BeeCollect Media 2.0 unterstützt:

• FileSystemKatalog (Ablage von Medien im lokalen Dateisystem des BC Servers oder in einer entsprechend verfügbaren Netzwerkfreigabe)
• WebDav (Ablage von Medien auf einem WebDav-Server)
• NetX (Ablage von Medien auf einem NetX-Server)

Folgende Katalogtypen werden nicht länger von BeeCollect Media 2.0 unterstützt:

• Bynder (keine Nachfrage bei unseren Kunden)
• Portfolio (keine Nachfrage bei unseren Kunden)
• Cumulus (Weiterentwicklung durch Hersteller eingestellt)
• Azure Storage (keine Nachfrage bei unseren Kunden)
• Amazon S3 Storage (keine Nachfrage bei unseren Kunden)

Die Entfernung dieser Katalogtypen hilft uns, die Pflege der Produktes zu vereinfachen und nicht benutzten Quellcode im System zu beseitigen.

Neue Tabellenstruktur

Eine wichtige Neuerung in BeeCollect Media 2.0 ist die komplett überarbeitete Tabellenstruktur zur Ablage von Medien-Metadaten und deren Verknüpfungen mit Datensätzen aus BeeCollect Professional.

In bisherigen Versionen von BeeCollect Professional sind Medien direkt mit einem übergeordneten Datensatz verknüpft. Diese Struktur führte zu zwei Problemen:

• sollte dasselbe Medium mit zwei verschiedenen übergeordneten Datensätzen verknüpft werden, musste es redundant mit allen entsprechenden Daten angelegt werden, wobei auch die Mediendatei doppelt vorhanden sein musste
• die Metadaten-Synchronisation mit externen DAMS war problematisch, weil dort typischerweise für ein bestimmtes Medium nur ein Metadatensatz vorhanden ist. Dem standen dann ggf. mehrere Datensätze in BeeCollect Professional gegenüber, was zu Konflikten bei der Synchronisation von Daten zwischen beiden Systemen führte.

Die neue Datenstruktur stellt Medien als eigenständige Entitäten auf gleicher Ebene wie z.B. Sammlungsobjekte, Personen oder Ausstellungen dar. Es ist möglich, ein bestimmtes Medium mit mehreren Datensätzen in anderen Modulen zu verknüpfen. Das Foto eines Sammlungsobjektes kann nun also gleichzeitig als Objektfoto im Modul Sammlung, als Übersichtsbild im Modul Restaurierung und als Themenbild im Modul Web verwendet werden. Es wird dabei nur einmal im System verzeichnet, wodurch Redundanzen vermieden werden.

Versionierung

Inbesondere bei der Verwaltung digitaler Dokumente kann die Verfügbarkeit verschiedener Versionen eines Dokumentes sinnvoll oder sogar unverzichtbar sein.

Ein bestimmtes Dokument wird dabei als Medium mit seinen Metadaten nur einmal verzeichnet, es existieren jedoch von der dazugehörigen Mediendatei unterschiedliche Versionen, die unter dem entsprechenden Mediendatensatz abrufbar sind. Die Aktualisierung eines versionierten Mediums führt nicht zum Überschreiben der gespeicherten Mediendatei, sondern zur Erstellung einer neuen Version davon, während der/die Vorgänger der Datei weiterhin abrufbar ist/sind.

Damit wird BeeCollect Professional um ein wichtiges Merkmal von Dokumentenmanagementsystemen erweitert.

Neue Einsatzbereiche

Dadurch, dass Medien innerhalb des Systems nunmehr ganz für sich selbst stehen, ergeben sich auch neue Einsatz- und Nutzungsmöglichkeiten. Auch in Abteilungen ohne direkten Bezug zu Ausstellungen und Sammlungen wie z.B. Marketing oder Haustechnik fallen unter Umständen große Mengen an Medien an, deren sichere Speicherung und Dokumentation notwendig für eine nachhaltige Nutzung sind.

In BeeCollect Professional fehlten für diese Bereiche bislang passende Module, an deren Datensätze sich solche Medien „anhängen“ ließen. Das ist mit BeeCollect Media nun anders: Auch ganz unabhängig von einem übergeordneten Modul lassen sich im Medienmanager direkt Medien verwalten, dokumentieren und nutzen. Durch die Vergabe passender Zugriffsrechte muss man keine Angst haben, dass sich Medien aus unterschiedlichen Abteilungen „vermischen“ oder eine unberechtigte Nutzung von Medien durch Verwaltung im gleichen System ermöglicht wird.