Knowledgebase ► Modul Adressen ► Erweiterte Beziehung zwischen Institutions- und Personenadresse

Allgemeines

Mit Version 1.5.36.1 enthält BeeCollect Professional die Möglichkeit, eine erweiterte Beziehung zwischen der Adresse einer Organisation und dieser Organisation zugeordneten Personen zu etablieren. Bei Nutzung dieser erweiterten Beziehung wird der Name der Organisation, die Geschäftsadresse sowie alle zugewiesenen Kategorien automatisch zwischen der Organisation und den zugewiesenen Personen synchronisiert. Im Datensatz der Organisation werden die Felder zur Erfassung von personenbezogenen Daten wie Namen, Vornamen, Titel etc. nicht mehr angezeigt. Im Datensatz der Person hingegen erscheint der Name der Organisation als Referenzfeld, mit Doppelklick auf dieses Feld wird direkt zum Datensatz der Organisation gesprungen.

Beispiel einer Institutionsadresse:

Beispiel einer Personenadresse:

Einstellungen

Zur Nutzung dieses Features müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden:

Modul Einstellung

In den Einstellungen zum Modul „Adressen“ muss die Checkbox „Aktiviere Beziehung Person ↔ Organisation“ gesetzt sein. Wenn gewünscht ist, dass Anschriften und Kategorien automatisch aus der Organisation zu allen zugewordenen Personen übertragen werden, sind zusätzlich noch die Checkboxen „Anschriften zwischen Organisation und Person synchronisieren“ bzw. „Kategorien zwischen Organisationen und Personen synchronisieren“ zu setzen.

Modul Datenmodell

In den Einstellungen zur Tabelle [AdrDaten] müssen zwei Typendefinitionen existieren: Ein Typ mit dem internen Code „organisation“ für alle Adressen, die eine Organisation, also den übergeordneten Datensatz, beinhalten, sowie ein Typ mit dem internen Code „person“ für alle Adressen, die eine Einzelperson, also den untergeordneten Datensatz beinhalten.

Modul Vokabular

Im Modul Vokabular muss ein Vokabular mit der Bezeichnung „AarBeziehungS“ existieren. Das ist standardmäßig immer der Fall, wenn nicht, muss ein Vokabular mit dieser Bezeichnung und vom Typ „BeeCollect, Beziehungen“ angelegt werden. Das Vokabular muss einen Eintrag mit dem internen Code „Organisation“ enthalten, welcher das Beziehungspaar Organisation ↔ Person beinhaltet, zum Beispiel in der Form „Institution“ ↔ „Mitarbeiter“.

Nach Vornahme dieser Einstellungen und dem Neustart der Applikation ist das Feature bereit zur Nutzung. Wichtig: Es werden nur Daten zwischen Adressen synchronisiert, die den korrekten Datensatztyp (also „Organisation“ auf der einen und „Person“ auf der anderen Seite) haben und die über die o.g. Adress-Adress-Verknüpfung mit dem internen Code „Organisation“ miteinander verknüpft sind.