Knowledgebase ► Modul Sammlung ► Erfassung von Erwerbungsinformationen

Allgemeines

Für die Dokumentation der Erwerbung eines Sammlungsobjektes steht im Modul Sammlung das Panel „Erwerbung“ zur Verfügung. Erfasst werden können hier die folgenden Informationen:

• Eigentümer / Vorbesitzer
• Ankaufs- und Inventarwert
• Kosten im Zusammenhang mit der Erwerbung (Transport, Restaurierung etc.)
• Aktueller physischer Objektstatus (verfügbar, veräußert etc.)

Rechtevergabe

Da alle Angaben in diesem Register unter Umständen der Vertraulichkeit unterliegen und nicht allgemein zugänglich sein sollen, ist dieses Panel über eine eigene Rechtevergabe abgesichert. Dazu existieren die drei Module

• collection_owner (Eigentümer / Vorbesitzer)
• collection_acquisition (Grunddaten der Erwerbung, Werte)
• collection_costs (Kostenliste),

über die der Zugriff auf die entsprechenden Daten gesteuert werden kann. Nur Benutzer, die entweder direkt oder über eine Benutzergruppe den jeweiligen Modulen zugewiesen sind, können auf die gespeicherten Daten zugreifen und sie ggf. verändern.

Berechnung der Gesamtkosten

Das Datenfeld „Gesamtkosten“ wird dynamisch berechnet. Zur Berechnung werden der Erwerbungswert [OerErwerbWertF] sowie die Einträge aus der Kostenliste summiert. Dabei gelten folgende Regeln:

• Die beim Erwerbungswert eingestellte Währung bestimmt, welche Einträge aus der Kostenliste für die Summierung berücksichtigt werden. Nur Kosteneinträge in der gleichen Währung werden dabei berücksichtigt. Ist beim Erwerbungswert keine Währung eingestellt, wird die Währung des ersten Kosteneintrags als bestimmende Währung verwendet.
• Jeder Kosteneintrag wird über einen Typ bestimmt. Einträge mit einem Typ, welcher in der hinterlegten Codeliste den internen Wert „0“ hat (einzustellen im Modul Vokabular), werden nicht bei der Bildung der Gesamtsumme berücksichtigt.

Verfügbarkeitsprüfung für Objekte

Die Prüfung der Verfügbarkeit von Objekten für Angebote und Verkäufe wird über das Datenfeld „Objektstatus“ [OerInventarL] gesteuert. Die Verfügbarkeitsprüfung kann im Modul „Einstellungen“ aktiviert oder deaktiviert werden (Moduleinstellungen → Sammlung → Verfügbarkeitsprüfung). Hier kann ebenfalls gesteuert werden, ob der Verfügbarkeitsstatus in der Statusleiste am Fuß das Moduls angezeigt werden soll. Es ist zu beachten, dass diese Anzeige unabhängig von den jeweiligen Benutzerrechten erfolgt.

Mit dem Feld Objektstatus muss ein gebundenes Vokabular verknüpft sein, dessen Werte über ihren internen Code steuern, wie mit dem Objekt im Kontext von Angeboten und Verkäufen verfahren wird. Folgende Standardwerte sind im Vokabular vorgesehen:

• Verfügbar (Code: 0): Das Objekt steht uneingeschränkt zur Verfügung.
• Kommission (Code: 1): Das Objekt befindet sich noch im Besitz, befindet sich jedoch gegenwärtig in Kommission. Verkäufe sind weiterhin möglich.
• Reserviert (Code: 2): Das Objekt wurde im Rahmen eines Vertrags reserviert und kann nicht über einen anderen Vertrag verkauft werden.
• Verkauft (Code: 3): Das Objekt wurde verkauft und steht nicht mehr zur Verfügung.
• Nicht zu verkaufen (Code: 4): Das Objekt befindet sich im Besitz, ist jedoch für Verkaufsaktionen gesperrt.

Die Anlage weiterer Typen ist möglich, diese haben jedoch funktional keine Bedeutung. Objekte mit anderem Status werden behandelt wie Objekte mit Status 0 (verfügbar).