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Allgemeines

Die Verknüpfung von bereits in NetX importierten digitalen Assets in BeeCollect Professional wird über das Profil NetX: Import files from NetX im BeeCollect Media Client bzw. nach Verfügbarkeit im Modul Profile und Jobs in BeeCollect Professional konfiguriert.

Hinweis: Sollen Medien aus dem Dateisystem in NetX importiert und gleichzeitig mit Datensätzen in BeeCollect Professional verknüpft werden, erfolgt dies mit dem Profil Digital Asset Management (common): File import from upload folder.

Funktionsprinzip

Das Profil ist vorgesehen für die Verknüpfung von Assets, die sich bereits in NetX befinden, und mit einem Datensatz in BeeCollect Professional verknüpft werden sollen. Ein Asset in NetX ist dabei jeweils mit genau einem Mediendatensatz in BeeCollect Professional verknüpft, dieser dann wiederum mit dem eigentlichen Zieldatensatz, z.B. im Modul Sammlung.

Wichtig ist noch: Ein Asset aus NetX kann nur einmal mit einem bestimmten Zieldatensatz verknüpft sein. Ist für das verarbeitete Asset im Zieldatensatz noch kein Mediendatensatz vorhanden, wird dieser während des Imports automatisch neu angelegt. Existiert bereits eine Verknüpfung (also ein solcher Mediendatensatz), wird dieser während der Verarbeitung aktualsiert. Dabei können abhängig vom definierten Mapping unter Umständen bereits vorhandene Feldinhalte überschrieben werden.

Für den Aufbau der Verknüpfung sind in NetX drei spezielle Attributfelder vorgesehen, die Bestandteil der NetX-Medienkatalog-Definition in BeeCollect Professional sind:

Import ausstehend

Über dieses Attribut wird gesteuert, ob ein Asset vom Importprofil erfasst wird. Ist der Wert „1“, wird das Asset beim Import berücksichtigt. Nach erfolgreichem Import wird der Wert automatisch auf „0“ zurückgesetzt.

Wichtig: Schlägt der Import fehlt, bleibt der Wert auf „1“ und es wird weiterhin versucht, das Asset beim jeweils nächsten Profillauf zu importieren. Bei Bedarf ist hier also eine Benutzerintervention notwendig, um ein „endlos kreisendes“ Asset zu vermeiden. Die ist kein Fehler, sondern das vorgesehene Verhalten des Profils.

Identifikator

In dieses Attribut wird von Anwenderseite das Kennzeichen geschrieben, über welches in BeeCollect Professional nach einem passenden Datensatz gesucht wird. Dies kann zum Beispiel die Inventarnummer eines Sammlungsobjektes oder die Datensatznummer aus einem bestimmten Zielmodul wie Sammlung, Personen, Ausstellung oder Adressen sein. In der Profildefinition wird über die Einstellung Identifier patterns gesteuert, welche Mustererkennung auf den Inhalt dieses Attributes angewendet wird, um den entsprechenden Zieldatensatz in BeeCollect Professional zu identifizieren.

Ist Vorschaubild

Über dieses Attribut wird gesteuert, ob bei der Verknüpfung des Assets mit einem Datensatz im Modul Sammlung automatisch ein Vorschaubild generiert wird. Der Wert „1“ in diesen Feld aktiviert diese Option. Ein ggf. existierendes Vorschaubild wird dabei immer überschrieben.

Diese Funktion ist nur beim Import von Bildmedien ins Modul Sammlung relevant und wird bei allen anderen Medientypen und Zielmodulen ignoriert.

Profil-Einstellungen

Profilname

Bezeichnung des Profils.

Aktiv

Profil aktivieren / deaktivieren.

Nur aktive Profile werden ausgeführt.

Quell-Einstellungen

Medienkatalog

Konfigurierter NetX-Medienkatalog.

Bitte die Hinweise zum Konfigurieren des Medienkatalog beachten.

Ziel-Einstellungen

Feldzuordnung Multimedia

Konfiguriertes Mapping für den Metadatentransfer NetX → BeeCollect Professional. Basierend auf diesem Mapping wird der bei der Verknüpfung neu erstellte Mediendatensatz mit Werten gefüllt.

Die Konfiguration des Mappings erfolgt im Menüpunkt Mappings.

Multimedia-Datensatz registrieren

Ist diese Option aktiviert, wird der Datensatzschlüssel Mediendatensatzes nach erfolgter Verknüpfung im NetX-Asset hinterlegt. Dies ist die Voraussetzung für eine spätere Synchronisation von Metadaten. Ist die Option deaktiviert, erfolgt zwar die Verknüpfung des Assets in BeeCollect (es ist dann dort auch sichtbar), an den NetX-Attributen werden aber keine Veränderungen vorgenommen.

Zuordnungs-Einstellungen

Container

Container, aus denen Datensätze verarbeitet werden.

Bei der Suche nach passenden Datensätzen zu dem im Identifikator-Attribut hinterlegten Kennzeichen (Inventarnummer oder Datensatzschlüssel) werden ausschließlich die hier ausgewählten Container in BeeCollect Professional berücksichtig.

Ist kein Container ausgewählt, wird in allen Containern nach passenden Datensätzen gesucht.

Identifikatoren-Muster

Die hier ausgewählten Muster werden für die Analyse des Inhaltes des Identifikator-Attributes verwendet, um einen passenden Datensatz in BeeCollect Professional zu finden. Die Definition der Muster erfolgt über den Menüpunkt File name patterns.

Mindestens ein Muster muss im Profil aktiviert sein, anderenfalls findet keine Verarbeitung statt.

Protokoll-Einstellungen

Protokoll-Ebene

Steuerung der Ausführlichkeit der Protokollaktivität.

Mögliche Werte sind hier:

• Verbose: Alle Schritte werden protokolliert
• Standard: Nur wichtige Schritte sowie alle Warnungen und Fehler werden protokolliert
• Warnings: Nur Warnungen und Fehler werden protokolliert
• Errors: Nur Fehler werden protokolliert

Hinweis: Die Einstellung Verbose sollte nur für Testzwecke aktiviert werden, da die resultierenden Protokolldateien sehr groß werden können.

Protokoll in Datei schreiben

Schreiben des Protokolls in eine Datei aktivieren.

Ordner für Protokolle

Ordner zur Ablage der Protokoll-Dateien.

Hinweis: BeeCollect Media legt für jeden Tag eine neue Protokolldatei an. Das Verzeichnis muss bei Bedarf manuell von nicht mehr benötigten Protokollen bereinigt werden.

Zeitsteuerung

Ausführungsintervall (Run profile every hours:minutes)

Hier wird das Ausführungsintervall in Stunden / Minuten festgelegt. Nach Ablauf des Intervalls wird ein Startversuch des Profils unternommen. Läuft das Profil vom vorherigen Startversuch noch, wird das Profil nicht erneut gestartet - es läuft also garantiert immer nur eine Instanz des Profils. Der Ausführungsintervall beginnt mit der konfigurierten Startzeit (siehe unten).

Startzeit

Dieser Parameter definiert die Startzeit des Profils. Von dieser ausgehend wird mit Hilfe des Ausführungsintervall der jeweils nächste Ausführungszeitpunkt des Profils ermittelt.

Profil-Pause

Hier kann ein Zeitfenster definiert werden, innerhalb dessen die Profilausführung ausgesetzt wird (zum Beispiel, um Wartungsarbeiten oder Datensicherungen zu ermöglichen). Es ist zu beachten, dass bereits laufende Profile bei erreichen der Pausenzeit nicht gestoppt werden.

Mindestvoraussetzungen

Damit das Profil erfolgreich initialisiert werden kann, findet eine Prüfung folgender Voraussetzungen statt:

• das Ausführungsintervall muss größer 0 sein
• die Verbindung zum Netx-Katalog muss erfolgreich aufgebaut werden können

Ist die Prüfung nicht erfolgreich, wird das Profil nicht initialisiert und gestartet.