Knowledgebase ► BeeCollect Media 2 ► Import aus dem Dateisystem in einen (ZIP-)Ordner

Allgemeines

Dieses Profil bedient den Spezialfall, wenn Medien außerhalb von BeeCollect Professional bearbeitet und verwaltet werden und dieser Zustand auch erhalten werden soll, gleichzeitig die Medien aber auch in BeeCollect Professional als Kopie geführt werden sollen. Es findet dabei eine Spiegelung zwischen dem verwalteten bzw. überwachten Verzeichnis mit Quellmedien und einem in durch BeeCollect Professional verwalteten Medienarchiv statt. Die Medien im Archiv können dabei wahlweise direkt oder pro Ordner in einer ZIP-Datei abgelegt werden.

Funktionsprinzip

Für jedes Profil kann ein Basisordner definiert werden, welcher durch das Profil überwacht wird. Während der Abarbeitung durchläuft das Profil alle Ordner innerhalb des Basisordners inklusive aller Unterordner. Jeder gefundene Ordner wird dabei mit Hilfe der im Profil festgelegten Dateinamensmuster auf Übereinstimmung gebrüft. Überprüft werden dabei ausschließlich Ordner, die keine weiteren Unterordner enthalten. Bei Übereinstimmung mit einem Dateinamensmuster wird je nach eingestelltem Betriebsmodus wie folgt verfahren:

Modus: ZIP-Ordner erstellen

Alle Dateien innerhalb des verarbeiteten Ordners werden in einem ZIP-Ordner komprimiert. Dieser wird identisch benannt wie der verarbeitete Ordner und nach der konfigurierten Schematik im Ablageordner gespeichert. Im über das Dateinamensschema identifizierten Datensatz wird der ZIP-Ordner verknüpft.

Modus: Klassischen Ordner erstellen

Alle Dateien innerhalb des verarbeiteten Ordners werden in einem neuen Unterordner innerhalb der konfigurierten Schematik im Ablageordner gespeichert. Der Unterordner wird identisch benannt wie der verarbeitete Ordner. Im über das Dateinamensschema identifizierten Datensatz werden alle im Unterordner enthaltenen Dateien verknüpft.

Kennzeichnung der Quellordner

Um eine mehrfache Verarbeitung der Quellordner zu vermeiden, wird jeder bereits durch das Profil verarbeitete Quellordner mit einem (konfigurierbaren) Suffix versehen. Ordner mit diesem Suffix werden bei der Verarbeitung immer übersprungen. Soll ein Ordner erneut durch das Profil verarbeitet werden (weil z.B. an den enthaltenen Dateien relevante Veränderungen vorgenommen wurden), muss das Suffix entfernt werden.

Soll ein Ordner gelöscht werden (und die entsprechenden Verknüpfungen in BeeCollect Professional auch), dann wird der Ordner nicht direkt entfernt, sondern er erhält ein (konfigurierbares) Löschsuffix. Bei der nächsten Verarbeitung werden dann die Verknüpfungen in BeeCollect Professional entfernt, der Ordner im Medienarchiv gelöscht und zum Schluss auch der mit dem Suffix versehene Originalordner.

Versions-Option

Nur für den Modus ZIP-Ordner steht eine Option zur Verfügung, die bei jeder Verarbeitung eine bereits vorher existierende Version des ZIP-Ordners archiviert (Standardmäßig würde ein bereits existierender ZIP-Ordner immer überschrieben werden). Die archivierte Version erhält dabei im Dateinamen den Zeitstempel der Erstellung als Suffix. Wichtig: Verknüpft in BeeCollect Professional ist nur die aktuelle Version der ZIP-Datei, frühere Versionen sind nur über direkten Ordnerzugriff erreichbar.

Profil-Einstellungen

Profilname

Bezeichnung des Profils.

Aktiv

Profil aktivieren / deaktivieren.

Nur aktive Profile werden ausgeführt.

Ordner- und Katalog-Einstellungen

Basis-Ordner

Basisverzeichnis der zu überwachenden Ordnerstruktur. Alle Ordner innerhalb dieses Verzeichnisses inkl. ihrer Unterverzeichnisse werden rekursiv durch das Profil verarbeitet.

Suffix für verarbeitete Ordner

Erfolgreich durch das Profil verarbeitete Ordner werden mit diesem Suffix versehen, um eine erneute Verarbeitung beim nächsten Profillauf zu verhindern.

Um Fehler bei der Verarbeitung zu vermeiden, darf das hier verwendete Suffix nicht im regulären Namen des Ordners in der überwachten Ordnerstruktur als Suffix vorkommen.

Soll ein Ordner erneut verarbeitet werden, ist das Suffix im Quellordner zu entfernen.

Suffix für zu löschende Ordner

Zu löschende Ordner sind mit diesem Suffix zu versehen. Nach erfolgreicher Verarbeitung werden der Ordner selbst sowie seine Kopie im Medienarchiv und die Verknüpfungen in BeeCollect Professional gelöscht.

Um Fehler bei der Verarbeitung zu vermeiden, darf das hier verwendete Suffix nicht im regulären Namen des Ordners in der überwachten Ordnerstruktur als Suffix vorkommen.

Arbeitsverzeichnis

Das Arbeitsverzeichnis dient als temporärer Ablageort bei der Erstellung der ZIP-Ordner.

Archiv-Ordner

Hiermit wird das Basisverzeichnis des Medienarchivs definiert. Mit den weiteren Einstellungen lässt sich die Ablagestruktur innerhalb des Archiv-Ordners steuern (Unterordner für Module, Container und/oder Objekte).

Ziel (Verarbeitungsmodus)

Mit dieser Einstellung wird definiert, ob der verarbeitete Ordner im Archiv als ZIP-Ordner oder als normales Unterverzeichnis angelegt wird. Abhängig von dieser Einstellung ist, ob die Dateien innerhalb des verarbeiteten Ordners direkt mit dem gefundenen Datensatz verknüpft werden (Modus: Erzeuge Unterordner) oder der ZIP-Ordner verknüpft wird (Modus: Erzeuge ZIP-Datei).

Zuordnungs-Einstellungen

Container

Container, aus denen Datensätze verarbeitet werden.

Bei der Suche nach passenden Datensätzen zu dem im Identifikator-Attribut hinterlegten Kennzeichen (Inventarnummer oder Datensatzschlüssel) werden ausschließlich die hier ausgewählten Container in BeeCollect Professional berücksichtig.

Ist kein Container ausgewählt, wird in allen Containern nach passenden Datensätzen gesucht.

Identifikatoren-Muster

Die hier ausgewählten Muster werden für die Analyse des Inhaltes des Identifikator-Attributes verwendet, um einen passenden Datensatz in BeeCollect Professional zu finden. Die Definition der Muster erfolgt über den Menüpunkt File name patterns.

Mindestens ein Muster muss im Profil aktiviert sein, anderenfalls findet keine Verarbeitung statt.

Datei-Erweiterungen

Hier können Dateierweiterungen festgelegt werden, um nur Medien eines bestimmten Typs zu verarbeiten. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, Medien verschiedenen Typs aus einem Upload-Ordner in verschiedene Medienkataloge zu importieren.

Werden keine Datei-Erweiterungen angegeben, werden alle Medien im Upload-Ordner verarbeitet.

Feldzuordnung Multimedia

Konfiguriertes Mapping für den Metadatentransfer Dateisystem → BeeCollect Professional. Basierend auf diesem Mapping wird der bei der Verknüpfung neu erstellte Mediendatensatz mit Werten gefüllt.

Die Konfiguration des Mappings erfolgt im Menüpunkt Mappings.

Einstellungen für das Vorschaubild

Vorschaubild erzeugen

Wenn aktiviert, wird versucht, ein Vorschaubild zu erzeugen.

Wichtig: Nur beim Import von Medien in das Modul Sammlung können Vorschaubilder erzeugt werden.

Identifikatoren für Vorschaubilder

Bei der Mustererkennung basierend auf dem Dateinamen des Mediums wird unterschieden zwischen dem eigentlichen Datensatz-Identifikator (der auf die Inventarnummer oder die Datensatznummer verweist) und einem ergänzenden Teil des Dateinamens (z.B. ein Kommenter). Beide werden durch ein definierbares Trennzeichen voneinder unterschieden.

Die hier festgelegten Identifikatoren für das Vorschaubild beziehen sich auf diesen ergänzenden Teil. Dadurch kann z.B. über ein bestimmtes Suffix im Dateinamen gesteuert werden, ob ein Medium für die Generierung eines Vorschaubildes verwendet werden soll.

Vorschaubild erzeugen wenn Kommentar leer ist

Wenn der Dateiname eines Mediums nur aus dem Datensatz-Identifikator besteht und kein ergänzender Text angegeben ist, kann über diese Option gesteuert werden, dass trotzdem ein Vorschaubild erzeugt wird.

Vorhandenes Vorschaubild überschreiben

Mit dieser Option wird ein ggf. vorhandenes Vorschaubild überschrieben. Ist diese Option inaktiv, wird ggf. ein Medienimport dennoch vollständig durchgeführt, aber die Erstellung des Vorschaubilds wird übersprungen, wenn der identifizierte Zieldatensatz in BeeCollect Professional bereits ein Vorschaubild besitzt.

Protokoll-Einstellungen

Protokoll-Ebene

Steuerung der Ausführlichkeit der Protokollaktivität.

Mögliche Werte sind hier:

• Verbose: Alle Schritte werden protokolliert
• Standard: Nur wichtige Schritte sowie alle Warnungen und Fehler werden protokolliert
• Warnings: Nur Warnungen und Fehler werden protokolliert
• Errors: Nur Fehler werden protokolliert

Hinweis: Die Einstellung Verbose sollte nur für Testzwecke aktiviert werden, da die resultierenden Protokolldateien sehr groß werden können.

Protokoll in Datei schreiben

Schreiben des Protokolls in eine Datei aktivieren.

Ordner für Protokolle

Ordner zur Ablage der Protokoll-Dateien.

Hinweis: BeeCollect Media legt für jeden Tag eine neue Protokolldatei an. Das Verzeichnis muss bei Bedarf manuell von nicht mehr benötigten Protokollen bereinigt werden.

Zeitsteuerung

Ausführungsintervall (Run profile every hours:minutes)

Hier wird das Ausführungsintervall in Stunden / Minuten festgelegt. Nach Ablauf des Intervalls wird ein Startversuch des Profils unternommen. Läuft das Profil vom vorherigen Startversuch noch, wird das Profil nicht erneut gestartet - es läuft also garantiert immer nur eine Instanz des Profils. Der Ausführungsintervall beginnt mit der konfigurierten Startzeit (siehe unten).

Startzeit

Dieser Parameter definiert die Startzeit des Profils. Von dieser ausgehend wird mit Hilfe des Ausführungsintervall der jeweils nächste Ausführungszeitpunkt des Profils ermittelt.

Profil-Pause

Hier kann ein Zeitfenster definiert werden, innerhalb dessen die Profilausführung ausgesetzt wird (zum Beispiel, um Wartungsarbeiten oder Datensicherungen zu ermöglichen). Es ist zu beachten, dass bereits laufende Profile bei erreichen der Pausenzeit nicht gestoppt werden.

Mindestvoraussetzungen

Damit das Profil erfolgreich initialisiert werden kann, findet eine Prüfung folgender Voraussetzungen statt:

• das Ausführungsintervall muss größer 0 sein

Ist die Prüfung nicht erfolgreich, wird das Profil nicht initialisiert und gestartet.