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Allgemeines

Die Konfiguration eines NetX-Katalogs erfolgt in BeeCollect Professional im Modul Einstellungen. Nach der Verfügbarkeit dieses Moduls wird es auch möglich sein, Kataloge im Modul Profile und Jobs zu verwalten.

URL und Zugangsdaten

Für die Verbindung mit NetX benötigt BeeCollect Professional zunächst die URL, über welche die API des gewünschten NetX-Systems erreichbar ist. Außerdem ist für die Authentifizierung ein API-Token erforderlich, welches in NetX erzeugt werden muss. Dazu wählt man in Netx über das Hauptmenü („Hamburger“-Button oben links) den Punkt Integrationen.

Über den (+)-Knopf kann ein neues API-Token erzeugt werden. Wichtig: Das API-Token wird hier nur einmal angezeigt und muss direkt in die Konfiguration des Medienkatalogs in BeeCollect kopiert werden. Ein späterer erneuter Abruf eines bereits erzeugten API-Tokens ist in NetX nicht möglich.

Attribute

Für die Zusammenarbeit mit BeeCollect Professional müssen darüber hinaus noch einige Einstellungen in NetX vorgenommen und in BeeCollect hinterlegt werden. Dazu zählen zunächst einige Attribute. Unter einem Attribut versteht NetX ein benutzerdefiniertes Datenfeld, in dem Metadaten zu einem Asset gespeichert werden können.

Attribute werden in NetX im Menüpunkt Einstellungen → Attribute verwaltet.

Attribut: Medien-Schlüssel

• Datentyp in NetX: Text
• gespeicherte Information: GUID

Das Attribut Medien-Schlüssel speichert den Datensatz-Identifikator des Mediendatensatzes aus BeeCollect Professional, mit dem das Asset verknüpft ist. Ein Asset ist immer mit genau einem Mediendatensatz verknüpft.

Das Attribut darf durch Benutzer in NetX nicht verändert werden, da sonst die Beziehung zwischen Asset und BeeCollect verloren geht.

Attribut: Letzte Synchronisierung

• Datentyp in NetX: Text
• gespeicherte Information: Datum und Uhrzeit

Das Attribut Letzte Synchronisierung enthält als Information den Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Metadatensynchronisierung aus BeeCollect Professional. Das Feld selbst hat keinen Einfluss auf irgendwelche Prozesse, es dient tatsächlich nur der Information. Wichtig: Der Datentyp sollte in NetX unbedingt auf Text eingestellt sein und nicht auf Datum, da der Typ Datum tatsächlich nur das Datum, nicht aber die Uhrzeit speichert.

Attribut: Fingerabdruck

• Datentyp in NetX: Text
• gespeicherte Information: Hashwert

In diesem Attribut wird ein Fingerabdruck (also eine Art Prüfsumme) gespeichert, welche aus allen Metadaten in NetX errechnet wird, die für die Übertragung nach BeeCollect Professional konfiguriert sind. Über diesen Fingerabdruck kann BeeCollect Professional feststellen, ob seit der letzten Synchronisierung relevante Änderungen am Asset vorgenommen wurden. Durch Benutzer dürfen an diesem Attribut keine Änderungen vorgenommen werden.

Attribut: Original-Dateiname

• Datentyp in NetX: Text
• gespeicherte Information: Dateiname inkl. Dateierweiterung

In diesem Attribut speichert BeeCollect beim Import eines Assets den originalen Dateinamen. Es wird beim Download eines Assets in BeeCollect Professional für die Wiederherstellung der Datei verwendet. Ist dieses Attribut nicht gefüllt, wird stattdessen der in den Grunddaten des Assets zusätzlich gespeicherte Originalname verwendet.

Attribut: Import ausstehend

• Datentyp in NetX: Zahl
• gespeicherte Information: 0 (kein Import ausstehend), 1 (Import ausstehend)

Über dieses Attribut wird gesteuert, ob ein Asset in BeeCollect importiert werden soll. Der eigentliche Import erfolgt in BeeCollect Media über ein Profil vom Typ „Import from NetX“. Dieses sucht regelmäßig nach Assets, die noch nicht verknüpft sind (das Attribut Medien-Schlüssel ist leer) und die im Attribut Import ausstehend den Wert „1“ beinhalten.

Nach erfolgtem erfolgreichen Import wird der Wert des Attributs automatisch auf „0“ zurückgesetzt.

Attribut: Identifikator

• Datentyp in NetX: Text
• gespeicherte Information: Datensatz-Nummer oder Inventarnummer

Um beim Import über das Profil vom Typ „Import from NetX“ den korrekten Datensatz in BeeCollect-Professional zu identifizieren, wird in diesen Attribut entweder die Datensatznummer (mit einem Modul-Präfix für Importe in ein unterstütztes Modul) oder die Inventarnummer (für Importe ins Modul Sammlung) eingetragen. Die Identifikation des Datensatzes erfolgt dann mit einer Mustererkennung, welche in BeeCollect Media konfiguriert wird.

Attribut: Ist Vorschaubild

• Datentyp in NetX: Zahl
• gespeicherte Information: 0 (kein Vorschaubild erzeugen), 1 (Vorschaubild erzeugen)

Über dieses Attribut wird gesteuert, ob beim Import des Assets über das Profil vom Typ „Import from NetX“ ein Vorschaubild in BeeCollect Professional erzeugt werden soll. Steht der Wert des Attributs auf „1“, wird ein Vorschaubild erzeugt und das ggf. in BeeCollect Professional beim entsprechenden Objekt bereits existierende Vorschaubild überschrieben.

Diese Funktion steht im Übrigen nur bei Assets vom Typ „Bild“ und nur für Importe ins Modul Sammlung zur Verfügung.

Systemordner

Medienspeicher

Die Organisation von Assets in NetX erfolgt (unter anderem) über Ordner, denen ein Asset zugeordnet ist. Ein Asset darf mehreren Ordnern zugewiesen sein, muss aber beim Import mindestens einem Ordner zugewiesen werden. Beim Import über ein Profil vom Typ Import aus dem Dateisystem wird nicht individuell festgelegt, in welchen NetX-Ordner ein Asset zu importieren ist. Statt dessen ist im Katalog über dieses Attribut ein Standard-Import-Ordner festgelegt, in welchen alle Assets über das Profil importiert werden.

Es ist später ohne Auswirkungen auf BeeCollect Professional möglich, ein bereits importiertes Asset in NetX in einen anderen Ordner zu verschieben.